בעסקים עם עד ארבעה עובדים, 22% משתמשים בבינה מלאכותית. 70% נעזרים לניסוח וכתיבה

באוקטובר 2025 פרסמה הסוכנות לעסקים קטנים ובינוניים דוח על סקר שנערך מאפריל עד יוני בקרב 1,109 עסקים עם עד מאה מועסקים. 22% מהעסקים עם אחד עד ארבעה עובדים דיווחו על שימוש קבוע ב־AI, לעומת 32% בקרב עצמאים בלי עובדים. מבין מי שמשתמשים, 70% נעזרים בכלי לניסוח וכתיבה.

אוטומציה לעסקים קטנים היא חיבור של משימה שחוזרת אצלכם בין יומן, גיליון ווואטסאפ, כך שהפנייה מתקדמת בלי שתעתיקו אותה בכל פעם. על עסקים עם עשרה שכירים ומעלה כתבנו באוטומציה לעסקים, כולל הסדר שבו בוחרים מה לחבר קודם.

הפנייה נשארת בטלפון עד הערב

נניח טכנאי מזגנים שעובד לבד או עם שוליה. הלקוח כותב בוואטסאפ "המזגן מטפטף, מתי אתם יכולים להגיע" בזמן שהטכנאי על הגג. התשובה יוצאת בערב ולפעמים רק למחרת. אם נקבע ביקור, השעה נשמרת בראש או בפתק בטלפון, בלי עמודה של סטטוס ובלי תאריך שבו מישהו בדק אם הלקוח אישר.

בקיץ אותה פנייה חוזרת כמה פעמים ביום. נוסח התשובה דומה. מה שמשתנה הוא השכונה, דגם המזגן והאם יש חלון פנוי ביומן. בלי מקום אחד שבו הפניות כתובות, אי אפשר לדעת ביום חמישי כמה מהן נענו באותו יום וכמה חיכו עד שהטלפון התפנה.

הרבה עסקים בגודל הזה כבר פותחים צ׳אט כדי לנסח את ההודעה. הניסוח נשמר בצ׳אט והפנייה עצמה נשארת בשיחה. בסוף השבוע אין שורה שאפשר לספור.

מה עושים עם הטקסט אחרי הצ׳אט

הדוח מפריד לפי גודל. עסקים עם פחות מחמישה עובדים משתמשים ב־AI בעיקר כדי לחסוך זמן וכדי להפיק גרפיקה. אוטומציה של תהליכים שכיחה יותר בעסקים של חמישה עד 99 עובדים. שם השימוש מכוון יותר לשיפור הניהול ולהגדלת המכירות. בגוף הדוח, 64% מהמשתמשים אמרו שהשימוש חוסך להם זמן. כותבי הדוח מציינים שאוטומציה, זיהוי גרפי ובוטים מופיעים בשיעור נמוך יותר. הם משערים שהסיבה היא שהשימושים האלה "דורשים התאמות מיוחדות".

ההתאמה שבדרך כלל חסרה היא כלל קצר: מאיפה קוראים את היומן, מה מותר לשלוח ומה עובר לאדם. בלי הכלל הזה הצ׳אט נשאר המקום שבו כותבים הודעה. התור נסגר רק כשמישהו מעתיק אותו ליומן.

הפער מופיע גם בין ענפים. בדוח, שיעור השימוש הגבוה ביותר הוא במחשוב, 52%. בשירותים מקצועיים השיעור 41%. באירוח ובמסעדות השיעור 22%. על ענף הבינוי כתוב שהוא ממעט לאמץ, למשל אצל טכנאי שמבלה את היום על גגות. הוא קרוב יותר לקבוצה הזאת מאשר למשרד תוכנה. נקודת ההתחלה אצלו היא היומן והגיליון.

השאלה בסקר הגדירה שימוש קבוע כחלק מהפעילות העסקית. בדיקה חד־פעמית של צ׳אט לא נספרת. מי שענה "כן" נשאל אחר כך אם הוא משלם, באיזו תדירות ובאיזו מיומנות. מי שענה "לא" יצא מהשאלות על שימוש.

שני מועדים מהיומן

נניח שאותו טכנאי פותח גיליון גוגל עם חמש עמודות: מתי נכנסה הפנייה, טלפון, מה הלקוח כתב, סטטוס ותאריך התשובה האחרונה. יומן גוגל כבר מחזיק את הביקורים שאושרו. פעם בשעה כלל ב־Make או ב־n8n עובר על שורות שהסטטוס שלהן "חדש".

אם הלקוח מבקש ביקור ויש חלון פנוי בטווח שהטכנאי סימן מראש ביומן, יוצאת הודעה בנוסח שהוא כתב: שני מועדים ובקשה לאשר אחד מהם. הסטטוס מתעדכן ל"נשלחו מועדים". כשהלקוח מאשר, השורה נסגרת והביקור נכנס ליומן. נניח שורה מהבוקר: 10:14, טלפון שנגמר ב־42, "המזגן בסלון מטפטף, אפשר היום?", סטטוס "חדש". אם ביומן פנויים 16:00 ו־18:00, ההודעה מציעה את שתי השעות האלה.

השורה נעצרת כשהלקוח שואל על מחיר או על אחריות, או כשהתיאור לא מופיע ברשימת התקלות שהטכנאי כתב מראש. ריח שרוף, למשל, או דירה שכורה שבה בעל הבית צריך לאשר כניסה. במקרים האלה השורה מגיעה אליכם עם הטלפון והמשפט שהלקוח כתב. מחיר וביקור נסגרים רק אחרי שאתם קוראים. אם הלקוח כותב "כמה לוקחים על מילוי גז", הסטטוס הופך ל"ממתין לכם" וההודעה על המועדים לא יוצאת.

בשבועיים הראשונים עדיף שההודעה תחכה לאישור שלכם לפני שהיא יוצאת. כשאתם רואים שאתם כמעט לא משנים את הנוסח, אפשר לוותר על הלחיצה. אם אתם משנים אותה בכל פעם, הכלל עדיין לא בשל והגיליון נשאר רשימת מעקב.

את הבדיקה השעתית אפשר להריץ ב־Make או ב־n8n. שניהם יודעים לקרוא גיליון גוגל ויומן גוגל. בחירה ביניהם מחכה למאמר אחר. כאן צריך שמישהו אצלכם יידע איפה הגיליון נמצא ומי מאשר חריג. אם שני לקוחות מבקשים את אותה שעה, הראשון שמאשר תופס אותה. הפנייה השנייה מגיעה אליכם עם השורה, כדי שלא ייסגר מועד שכבר נתפס.

שני מספרים באותו דוח

אנחנו ב־Automakers מסכימים עם הכיוון של הדוח. בעסק קטן ה־AI נכנס קודם כעוזר כתיבה. החיבור בין כלים מגיע אחר כך, אם בכלל. ההימור שלנו הוא ששעה שחוזרת כל שבוע תגיע מחיבור של סוג פנייה אחד. ניסוח ההודעה נשאר עבודה נפרדת. יכול להיות שאנחנו טועים. אם אתם כותבים עשר הצעות ביום ומקבלים שלוש פניות בוואטסאפ, הצ׳אט הוא העומס והגיליון יישאר ריק. במקרה כזה כדאי להישאר בניסוח ולדחות את החיבור.

יש סיבה להיות זהירים עם המספרים עצמם. בתקציר הדוח מופיעים 63% על חיסכון בזמן, 31% בקרב עצמאים ו־18% בקרב "עסקים קטנים", בלי אותה הגדרה של מספר עובדים. בגוף הדוח כתובים 64% על חיסכון בזמן, 32% לעצמאים בלי עובדים ו־22% לעסקים עם אחד עד ארבעה עובדים. אנחנו מצטטים את הפסקה שמגדירה כמה עובדים בכל קבוצה. עמוד הפרסום באתר הסוכנות רושם ספטמבר 2025. הקובץ עצמו נושא את התאריך אוקטובר 2025.

הסקר שואל אם יש שימוש קבוע בכלי. הוא לא שואל אם תור נרשם ביומן בלי העתקה. לכן 22% מתארים שימוש קבוע בכלי. חיבור של תור ליומן לא נמדד שם. הלמ״ס בודקת אוכלוסייה אחרת, מעשרה שכירים ומעלה. מה עושים עם הפער הזה כתוב במאמר על אוטומציה לעסקים.

שעה עם גיליון ויומן

השבוע, בלי כלי חדש: פתחו גיליון גוגל ליד היומן שכבר בשימוש. ארבע עמודות מספיקות: מתי נכנסה הפנייה, טלפון, מועד או מחיר, שעת התשובה. במשך שעה, או עד עשר פניות, רשמו כל שיחת וואטסאפ שנכנסה היום על ביקור או על הצעת מחיר. בשלב הזה אתם שולחים את התשובות בעצמכם, כמו תמיד.

בסוף השעה תראו אם רוב השורות חיכו לערב. תראו גם אם רובן בקשה למועד שהיומן כבר ידע לענות עליה. אם רוב השורות הן ויכוח על מחיר או תיאור חריג, החיבור יכול לחכות והגיליון נשאר מעקב. אם רוב השורות הן "מתי אתם יכולים" והיה חלון פנוי, זה המועמד הראשון לאוטומציה לעסקים קטנים אצלכם: שני מועדים בנוסח קבוע. כל השאר מגיע אליכם. אם הפנייה מהסוג הזה חוזרת פעם בחודש, השעה שתשקיעו בחיבור גדולה מהזמן שייחסך עד העונה הבאה.

ב־Automakers בודקים התאמה לפני בנייה. השיחה הראשונה אורכת 20 עד 30 דקות ונגמרת בלי חוזה. אם אין משימה שחוזרת ואין משפט ברור מתי עוצרים, נגיד את זה שם.

FAQ

עסק שנפתח השנה נספר ב־22%?

השאלון מוציא עסק שקיים עד שנה, אז עסק שנפתח השנה לא נכנס לנתון. המדגם הוא 1,109 עסקים עם עד מאה מועסקים, בסקר אינטרנטי וטלפוני מאפריל עד יוני 2025. לקבוצה של חמישה עד תשעה עובדים הגוף נותן חמישית. בתקציר מופיעה גם קבוצה בשם "זעירים" עם 26%, בלי אותו פירוט של מספר עובדים.

כמה מהמשתמשים פותחים את הכלי כל יום?

52% מהמשתמשים דיווחו על שימוש יומיומי. 28% נוספים דיווחו על פעמיים עד שלוש בשבוע. מכלל העסקים בסקר, 14% משתמשים כל יום. כ־2/3 ממי שמשתמשים משלמים על כלי. זה 16% מכלל העסקים בסקר.

למה השאר לא משתמשים בכלל?

מבין מי שלא משתמשים, 46% אמרו שהם לא מבינים מספיק איך הכלים יכולים לעזור לעסק. 23% אמרו שהכלים לא מתאימים לצרכים שלהם. 10% אמרו שהעסק מתפקד טוב גם בלי זה. אלה תשובות של מי שלא משתמש. מכלל העסקים הדוח מחשב ש־33% לא מבינים מספיק איך הכלי עוזר.

מתי הודעת וואטסאפ מהמערכת דורשת תבנית?

לפי התיעוד של מטא, חלון של 24 שעות נפתח כשהלקוח כותב או מתקשר. בתוך החלון אפשר לשלוח הודעה חופשית דרך ה־API. אחרי שהחלון נסגר, יוצאת רק תבנית שמטא אישרה מראש. תזכורת למחרת למי שלא ענה היום נופלת בדרך כלל מחוץ לחלון. שעת הרישום בגיליון, זו שעשיתם השבוע, עובדת גם מהוואטסאפ הרגיל בטלפון. שליחה אוטומטית מ־Make או מ־n8n דורשת מספר עסקי ואת WhatsApp Business API.